Horno de Leña: Fabricante y Distribuidor Dietético

Caso de éxito EL HORNO DE LEÑA

El Horno de Leña es un reputado fabricante y distribuidor de producto Dietético/Ecológico/Herbolario. El proyecto surge de la iniciativa del cliente por ampliar sus instalaciones con una nueva plataforma logística de 3.500 metros, introducir nueva maquinaria e incorporar normativa de seguridad alimentaria (IFS) para el control de la calidad de producto, esta norma obliga a llevar un control de las existencias y la trazabilidad en cada referencia fabricada.

Tras la primera toma de contacto con la dirección del Horno de Leña identificamos una serie de carencias y problemas que proponemos solventar con la implantación de Integralia  SGA.

Problemas logísticos identificados

1.- No existe una organización de Procesos Logísticos en planta de almacén, el rendimiento del equipo no resulta productivo, provocando unos importantes niveles de ineficiencia y sobrecarga eventuales al no disponer de una planificación previa del trabajo.

2.- Los Procesos manuales se realizan en papel y sin codificación que posteriormente se introducen en su ERP ADV.NET.

3.- Escasa fiabilidad de operación (Muchos errores de preparación, almacenamiento sin criterio organizativo, Producto caducado).

4.- Problemas de cumplimientos de normativa IFS producidos por un deficiente Control de Stock.

5.- Falta de experiencia en la puesta en marcha de una nueva plataforma logística.

Preventa Comercial para Horno de Leña

Una vez analizadas la situación, trabajamos junto con el Horno de Leña y ADV.net  en una propuesta de técnica que permitiera solucionar las carencias y problemas identificados a través de la implantación de Integralia SGA como Software para la gestión y organización del almacén sincronizado con su actual ERP, ADV.net.

Competimos en este concurso con otros 2 candidatos SGA pero el cliente valora nuestra experiencia, los conocimientos logísticos, la forma de trabajo cercana y un software SGA  ajustado a sus necesidades que junto con una valoración económica adaptada a sus posibilidades, permite al cliente asumir la inversión en nuestro modelo.

Planificación Proyecto Horno de Leña

El proyecto se construye en 16 semanas segmentado en siete hitos principales:

1. Fase de Contratación, identificando los requerimientos y el alcance del Proyecto
2. Consultoría Logística para ayudar al cliente con la estructura de almacén, organización y distribución de espacios y zonas de almacenamiento.
3. Fase de Análisis y Diseño
4. La fase de Construcción y Pruebas
5. Fase de Formación y Despliegue
6. Traslado de existencias a nueva plataforma logística.
7. Fase de Producción y Cierre de Proyecto

Desarrollo del Proyecto

La construcción del proyecto se lleva a cabo a través de un equipo compuesto por T4CL, ADV y el Horno de Leña, comenzando por el análisis de la solución que nos permitió fijar los requerimientos técnicos y funcionales, asesorar al Horno de Leña en la organización y distribución física de su nuevo almacén y adaptar los procesos de almacén a nuestra herramienta Integralia SGA.

Finalizado el desarrollo de la aplicación comenzamos con la validación de los procesos en almacén, para ello delimitamos una zona de pruebas donde comprobamos los flujos de entrada, almacenamiento, preparación y expedición de pedidos que una vez validados por el cliente nos sirve para comenzar la formación del equipo de almacén hasta que todo el personal se encuentra familiarizado con la nueva forma de trabajo y la aplicación SGA.

Acordamos con el cliente llevar a cabo la implantación y despliegue del proyecto a partir de un inventario general con el nuevo Sistema de Gestión de Almacén (Integralia SGA) y mediante sistema de identificación por Radio Wi-Fi con terminales que sirven de punto de partida para ajustar los stocks y comenzar a trabajar con el sistema.

Colaboramos con el cliente en el traslado de la mercancía desde su viejo almacén, de forma que todo el producto entre en la nueva plataforma logística codificado, inventariado y controlando su lote y fecha de caducidad.

Despliegue del proyecto

Durante la primera semana nuestro equipo técnico proporciona soporte en planta al cliente, permitiendo completar la formación y el traspaso de conocimiento que facilita el paso a producción y un control autónomo de la herramienta SGA por parte del equipo almacén del horno de leña.

Dos semanas después se cierra el proyecto a través del documento de entrega definitiva y una vez implantado Integralia SGA con todos los procesos logísticos del cliente.

1. Gestión Logística de Producto Terminado. (Tanto el producto Fabricado por el cliente como el producto de distribución que forma parte de las referencias del cliente)
2. Organización Logística y Distribución de Pan Fresco. (Gestión de Procesos)
3. Control Logístico de la Materia Prima, del Producto Semielaborado y la Fabricación.
4. La Integración Automática y Sincronizada entre el ERP, ADV.net e Integralia SGA.

Paso a producción del proyecto

A nivel de procesos gestionamos toda la recepción de mercancía, la calidad del producto, validando la entrada y su almacenamiento, controlando lotes y caducidades de producto, de forma que el sistema de almacén pueda trabajar con estrategia FEFO (donde la caducidad prioriza la salida de mercancía), esta estrategia es la mas indicada en productos perecederos.

Un apartado relevante en el proyecto es la Integración entre sistemas que proporciona una comunicación online entre la herramienta de gestión principal ADV.net donde se generan los pedidos de compra y venta que se transmiten al sistema de gestión de almacén que opera con esta información devolviendo los resultados una vez realizadas las operaciones en almacén (Producto almacenado, Preparación de Pedidos junto con el Stock físico existente). De esta forma el horno de Leña trabaja con 2 aplicaciones que se comunican de forma sincronizada y automática reportando información.

El proyecto se despliega a través de un inventario general y dos semanas más tarde el proyecto pasa a la fase de producción y explotación con el control de la herramienta por parte del cliente.

Soporte técnico e Instalación

Una vez completado, el proyecto pasa a explotación bajo contrato de mantenimiento correctivo que incluye el Soporte Técnico de la instalación, resolución de errores, consultas del cliente y actualizaciones de versión de la aplicación Integralia SGA.

Conclusiones y Retorno Inversión Horno de Leña

Tras las primeras cuatro semanas con el proyecto en explotación de identifican ya las mejoras introducidas en almacén sobre los indicadores de calidad que dispone tanto SGA como ADV y que arrojan los siguientes resultados.

1. Incremento del 12% en la Productividad del equipo de Almacén. (Calculado sobre el número de líneas de pedido preparadas, recepcionadas y aprovisionadas).
2. Cumplimiento de la normativa legal de Trazabilidad y Calidad & IFS. A través (Auditoría CAM)
3. Control del Stock en almacén, sin discrepancias con ERP ADV.net , sin caducidades y con un control de lote efectivo.
4. Reducción del 86% de las reclamaciones de los clientes del Horno de Leña sobre incidencias de entrega y errores en preparación.
5. Reorganización del equipo de almacén, donde anteriormente trabajaban 6 personas, ahora con tan solo 3 personas son suficientes para organizar y explotar los procesos en almacén, de esta forma el Horno de Leña consigue aumentar su capacidad de fabricación con 3 personas del equipo de Almacén al equipo de Producción y Fabricación.

La introducción de Integralia SGA  en el Horno de Leña ha repercutido muy satisfactoriamente en la reputación y posicionamiento de la compañía en el sector. Los procesos en almacén son mas rápidos, mas seguros y sus clientes identifican las mejoras, (Mejor Calidad de Servicio, Menos Incidencias en forma de faltas y errores, Entregas de pedido más rápidas y Entrega Documentada a través de Packing List)

El retorno de la Inversión en este proyecto se ha obtenido en 8 meses de actividad con Integralia SGA gracias al incremento de productividad que actualmente continúa aumentando y que a día de hoy el cliente ha identificado entorno al 35% respecto a trabajar sin SGA.

ESQUEMA DEL PROYECTO:

• Fabricante y Distribuidor  Dietético/Ecológico/Herbolario
• Plataforma Logística 3.500m
• Plantilla 28 personas operación Fábrica/Almacén
• PROBLEMÁTICA
• Espacio Almacén.
• Ineficiencia procesos almacén
• Errores Preparación.
• Adaptación normativa calidad e IFS
• SOLUCIÓN APORTADA
• Sistema Gestión de Almacén Integralia SGA
• El sistema de Gestión de Almacén
• Sistema de Radio Frecuencia
• Control Logístico de la Producción
• Integración ADV.net
• RESULTADOS OBTENIDOS
• Corrección deficiencias operación
• Incremento de Productividad
• Optimización Personal Fábrica/Almacén
• Cumplimiento normativa legal de Trazabilidad y Calidad & IFS.
• Posicionamiento y reputación  de la compañía en el sector.