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2 febrero, 2021
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9 abril, 2021

Caso de éxito: Yebra Natural & Dietética Vallecana

Yebra Natural & Dietética Vallecana es una compañía especializada en la distribución de productos dietéticos: herbolario, parafarmacia y complementos alimenticios. Tiene un claro enfoque en el ámbito de la salud. Para ello comercializa un amplio catálogo de productos de origen natural (25.000 productos). Yebra Natural & Dietética Vallecana tienen su origen en la localidad de Yebra (Guadalajara) comunidad de Castilla la Mancha. Es una empresa familiar con una clara vocación de servicio y orientación al cliente. Tiene su sede central en el barrio de Vallecas (Madrid).

  • Yebra Natural & Dietética Vallecana es distribuidor de producto Dietético / Producto Biológico & Ecológico, Herbolario y Parafarmacia.
  • Plataforma Logística 600m.
  • Equipo previo al proyecto: 12 personas en operación almacén
  • Un Equipo 6 meses después de desplegar el proyecto: 4 personas en operación almacén

Problemática

  • Organización de Procesos
  • Errores Preparación
  • Gran cantidad Devoluciones de producto
  • Sin control de Trazabilidad
  • Escasa productividad
  • Procesos manuales y soportados en papel
  • Incremento de estructura en picos de distribución
  • Problemas de Rentabilidad y viabilidad de compañía
  • Ineficiencia procesos de gestión y operación

Solución

Resultados

  • Digitalización de la compañía
  • Corrección deficiencias operación ( errores en preparación, proceso de entradas y devoluciones de producto)
  • Incremento de la Productividad
  • Reducción de Personal Almacén
  • Cumplimiento de normativa legal de trazabilidad y Calidad.
  • Re-Posicionamiento y reconocimiento de la compañía en el sector.
  • Mejora de resultados y Rentabilidad.

Retos

1. Reducir los costes de estructura en la compañía que limitan la rentabilidad de la empresa introduciendo las siguientes mejoras:

2. Digitalizar y automatizar los procesos en almacén. Hasta ese momento se llevan a cabo por métodos manuales, con soporte a papel que posteriormente se introducen en programa facturación. Desde la puesta en marcha del proyecto los procesos se llevan a cabo mediante terminales wi-fi que automatizan los procesos de facturación, expedición y control de existencias.

3. Incrementar las Productividad: La digitalización facilita la fiabilidad de operación reduciendo errores y permita ser mucho mas rápidos y agiles en todas las operaciones de almacén.

4. Trazabilidad. Desde la puesta en marcha del proyecto se cumplen las normas de calidad de producto, control de lote y caducidad permitiendo trazar completamente el producto desde la entrada hasta la entrega en el cliente. Controlando incluso el origen de las devoluciones.  

5. Control de la productividad. Desde el arranque del proyecto la gerencia conocer el nivel de rendimiento de cada trabajador, lo que permite primar a los mejores operarios e identificar quien ha cometido errores.

6. Gestión de compras. La implantación de Integralia ERP permite conocer los precios de compra, distribución y venta de forma trazable a través de DocFlow y WorkFlow

7. Generación automática de pedidos de compra y venta agrupadas para facilitar el aprovisionamiento y el control del stock online.

Planificación del proyecto

El proyecto se desarrolla desde el mes Enero y se despliega en el mes de Mayo a petición del cliente para aprovechar el puente de los días 1 y 2 en los que se lleva a cabo el inventario general. Además de la puesta en marcha del proyecto una vez formada la compañía en todas las áreas.

Desarrollo del proyecto

Contando con la experiencia del equipo T4CL, asesoramos a Yebra Natural en la definición del  modelo de explotación más adecuado para una empresa de distribución comercial y a partir de este definimos los procesos y procedimientos de trabajo en planta aprovechando al máximo las potencialidades de la herramienta Integralia ERP y SGA para acoplarlo, siempre teniendo presente las necesidades de Yebra Natural.

Despliegue del proyecto

Finalizado el inventario y arrancada la aplicación mantenemos soporte presencial en el cliente en los primero 5 días de explotación del nuevo sistema ampliando formación y el traspaso de conocimiento al jefe de almacén y responsables  que facilita el paso a producción y un control autónomo de Integralia ERP y SGA por parte de Yebra Natural.

Paso a producción del proyecto

A nivel de procesos gestionamos toda la gestión comercial, compras, aprovisionamiento que desencadena la operativa en almacén para la recepción de mercancía. También, la calidad del producto, validando la entrada y su almacenamiento. Por otro lado, controlando lotes y fechas de caducidad, de forma que el sistema de almacén pueda trabajar con diferentes estrategias según se precise. Además, siempre con trazabilidad garantizada. Todos los movimientos de almacén se realizan y registran con la herramienta con el uso de equipos en movilidad.

Soporte técnico e instalación

Una vez completado, el proyecto pasa a explotación bajo contrato de mantenimiento. Este contrato incluye el Soporte Técnico de la instalación, resolución de errores, consultas del cliente y actualizaciones de versión de la aplicación Integralia.

Conclusiones y retorno de inversión del proyecto Yebra Natural & Dietética Vallecana

Una vez desplegado y después de 3 meses de consolidación la gerencia identifica las mejoras de productividad y reduce 2 personas en almacén que se convierten 8 personas al finalizar el primer año tras la puesta en marcha del proyecto en 2019.  

La operativa de preparación de pedidos agrupada permite, en función del volumen de los pedidos a preparar, que en un solo recorrido de preparación y un solo operario realice simultáneamente la preparación de 4 o 6 pedidos de forma segura. El incremento de productividad tras la puesta en marcha del proyecto era impensable antes de comenzar el proyecto.

Reducción total de las reclamaciones de los clientes de Yebra Natural & Dietética Vallecana sobre incidencias de entrega y errores en la preparación. El sistema de trabajo en planta está enfocado a evitar errores. Los movimientos de material están guiados y asegurados con validaciones electrónicas de posicionado en ubicación. Además de la identificación de referencia y asignación de envase contenedor.

Los módulos ERP de gestión de compras y aprovisionamiento funcionan correctamente y proporciona la información necesaria al equipo comercial de Yebra Natural & Dietética Vallecana. Con esta información se puede realizar una gestión de compras adecuada en tiempo y calidad del dato, lo que ha redundado en un inmovilizado totalmente ajustado a su demanda.

La introducción de Integralia ERP y SGA  en Yebra Natural & Dietética Vallecana ha repercutido muy satisfactoriamente en la reputación y posicionamiento de la compañía en el sector. Los procesos en almacén son mas rápidos, seguros y sus clientes identifican las mejoras. Por todo ello, obtenemos Mejor Calidad de Servicio, Menos Incidencias en forma de faltas y errores, Entregas de pedido más rápidas.

A modo de conclusión:

Yebra Natural & Dietética Vallecana han conseguido incrementar un 5% su facturación anual en 2020 con un 50% menos de plantilla de la que soportaba en el mes de abril de 2019.

La decisión de su gerencia sobre acometer el proyecto con T4CL, Integralia_DV posiblemente haya permitido salir adelante a esta compañía, la situación derivada de la crisis del coronavirus y sus consecuencias económicas han sido mitigadas por la importante reducción de costes estructurales y mejora de la productividad que les ha permitido ser más competitivos y rentables con un 50% menos de plantilla.