Olibher es una compañía fundada en 1965, especializada en la fabricación de encurtidos y la distribución de productos de alimentación gourmet (Legumbre, Conservas, Embutidos Ibéricos & Bellota). Su negocio está dirigido a clientes que valoran la calidad de los productos elaborados de forma tradicional. Comercializan un catálogo de 800 productos con destino a la venta en gran distribución, tiendas propias y franquiciados.
Olibher es una empresa gerenciada por la tercera generación familiar que tiene su origen en la comunidad de Castilla y León. Desde su sede corporativa y plataforma logística en Arroyo de la Encomienda (Valladolid), fabrican producto propio y distribuyen a sus clientes propios y gran distribución. S encuentran en plena expansión y están llevando a cabo una expansión del negocio paso a paso, sin prisas y consolidando cada apertura de tienda que realizan.
Tras la primera toma de contacto de T4CL Soluciones Logísticas, con la dirección logística de Olibher, la gerencia ya nos trasladó la necesidad de incorporar un SGA. Ésta necesidad se debían a las carencias y limitaciones con la gestión de su almacén.
Problemas logísticos identificados en Olibher
1.- Los procesos de almacén se realizan mediante papel y posteriormente se introducen manualmente en su ERP Manager.
2.- La colocación de los productos sigue criterios que permitan o faciliten un control manual. Son muy dependientes del conocimiento de los operarios y la falta de espacio dificulta su cumplimiento. Por ello, si alguna partida de material no está en su sitio natural, el tiempo para localizarlo aumenta considerablemente.
3.- La preparación de pedidos se lleva a cabo mediante un Pc portátil. En el cual colaboran hasta 3 personas. Esta situación genera importantes niveles de ineficiencia y además exige una capacitación previa del personal.
4.- La preparación de pedidos con soporte en papel se lleva a cabo de forma secuencial, unitaria y se identifican numerosos errores con la introducción manual de pedidos. Con los costes en logística inversa q genera esta situación.
5.- El control de la trazabilidad y la gestión de producto caducado se realiza de forma precaria y manual
6.- El control de gestión se mantiene gracias a inventarios continuos de existencias.
7.- No hay un control de la productividad por operario en almacén
Preventa comercial Olibher
Una vez analizada la situación junto con la gerencia de Olibher, desarrollamos en T4CL una propuesta de solución orienta a resolver la situación actual. El objetivo es facilitar el crecimiento logístico de la compañía a través de aumentar la productividad sin la incorporación de más personas en el equipo de almacén. Por ello propusimos Integralia SGA como alternativa a las soluciones ofrecidas por la competencia.
Planificación del Proyecto
El proyecto se planifica para implementar en el mes de Marzo 2021. Sin embargo la situación sanitaria obliga a retrasar la puesta en marcha del proyecto hasta el mes de Septiembre 2020.
Desarrollo del Proyecto Olibher
El proyecto comienza con el cierre de requerimientos técnicos/funcionales y la consultoría logística que permita organizar la nueva plataforma.
Una parte importante de la dedicación es empleada en el análisis y la construcción de la integración con el ERP de Olibher, Manager. Un ERP muy básico con notables carencias en el modelo de datos y los procesos de gestión.
Contando con la experiencia de T4CL asesoramos a Olibher en la definición del modelo logística más adecuado al cliente. A partir de este, definir los procesos y procedimientos de trabajo en planta aprovechando al máximo las potencialidades de la herramienta Integralia SGA para acoplarlo. Usamos, mediante parametrizaciones del programa estándar y un mínimo desarrollo en aspectos específicos.
Finalizados los trabajos de desarrollo, integración ERP <> SGA y la parametrización de la aplicación comenzamos con la validación de los procesos. Ello nos permite validar y comprobar el correcto funcionamiento y simultáneamente comenzar la formación al equipo de almacén Olibher. Desde las operativas de entrada, almacenamiento, preparación de pedidos y expedición . El objetivo que todo el personal se encuentre familiarizado con la nueva forma de trabajo y la aplicación SGA antes de la puesta en marcha y despliegue del proyecto.
Despliegue del Proyecto Olibher
El despliegue del proyecto se lleva a cabo a través de un inventario general realizado mediante el módulo de Integralia SGA. Una vez completado arrancamos la explotación y acompañamos al cliente durante la primera semana de explotación con el nuevo sistema de almacén con nuestro equipo técnico desplazado en Olibher. Permitiendo completar la formación y el traspaso de conocimiento al jefe de almacén. Además, de los responsables de turno que facilita el paso a producción y un control autónomo de la herramienta SGA por parte de Olibher.
Paso a producción del proyecto
Integralia SGA gestiona los procesos de recepción de mercancía, la calidad del producto, validando la entrada y su almacenamiento, controlando lotes y fechas de caducidad, de forma que el sistema de almacén pueda trabajar con diferentes estrategias según se precise y siempre con trazabilidad garantizada, todos los movimientos en almacén se realizan y registran con la herramienta con el uso de equipos en movilidad.
Un apartado relevante en el proyecto es la Integración entre sistemas que proporciona una comunicación online entre la herramienta de gestión Manager que sincroniza en SGA los pedidos de compra y venta que se transmiten al sistema de gestión de almacén que opera con esta información devolviendo los resultados a Manager una vez realizadas las operaciones logísticas en almacén (Producto almacenado, Preparación de Pedidos junto con el Stock físico existente). De esta forma Olibher trabaja con 2 aplicaciones que se comunican de forma sincronizada y automática.
Soporte técnico e instalación
Una vez desplegado, el proyecto pasa a producción y explotación logística bajo el contrato de mantenimiento correctivo que incluye el Soporte Técnico de la instalación, resolución de errores, consultas del cliente y actualizaciones de versión de la aplicación Integralia SGA.
Una vez finalizado el paso a explotación y con los primeros resultados escrutados, la dirección de Olibher felicita al equipo T4CL gracias al rendimiento y productividad conseguidos durante la campaña de Navidad, “Sin Integralia SGA no hubiéramos sido capaces de asumir la carga de trabajo”.
Conclusiones y Retorno inversión Olibher
1. Incremento de la productividad. La operativa de preparación de pedidos agrupada permite, en función del volumen de los pedidos a preparar, que en un solo recorrido de preparación y un solo operario realice simultáneamente hasta 10 o 12 pedidos de forma segura. El nivel de productividad actual era impensable hace 15 años.
2. Control del Stock en almacén riguroso y fiable, tanto en unidades como en peso.
3. El tiempo de capacitación de las nuevas incorporaciones se ha reducido al mínimo, los procesos en planta de almacén son asistidos y sencillos por lo que los operarios hacen trabajo productivo real desde el primer día.
3. Reducción drástica de las incidencias de facturación , errores de preparación y entregas por parte de los clientes de Olibher. El sistema de trabajo en planta está enfocado a evitar errores, los movimientos de material están guiados y asegurados con validaciones electrónicas de posicionado en ubicación, identificación de referencia y asignación de envase contenedor.
4. La integración Manager <> Integralia SGA ha supuesto un mayor esfuerzo del previsto inicialmente por las carencias de este ERP, sin embargo conseguimos que funcione correctamente y proporcione la información necesaria al equipo de compras y aprovisionamiento de Olibher para realizar una gestión de compras adecuada en tiempo y calidad de la información.
Olibher es el proyecto de gestión almacén más reducido que ha implementado T4CL hasta el momento, sin embargo, Integralia Olibher_ SGA ha repercutido muy satisfactoriamente en la reputación y posicionamiento del cliente en su sector. Los procesos en almacén son ahora más rápidos, seguros, sus clientes identifican estas mejoras y permite a Olibher avanzar con la expansión de su negocio gracias a un sistema SGA sólido, eficiente y productivo